Fem tips för att skapa ett pressregister

Om du börjar från noll och inte har några adresser är det bra att tänka efter vilket register som du siktar på att ha. Ett bra och aktuellt pressregister hjälper dig att hålla kontakt och skapa långtgående relationer till journalister.

Här följer några saker som är bra att tänka på när du börjar ett register:

1. Identifiera var du vill synas

Fundera över vilka tidningar och övrig media som främst skriver om det område som du vill få uppmärksamhet i. Samla in redaktionernas huvudsakliga adresser. Exempelvis har Dagens Nyheter en ekonomidel med en gemensam redaktionsadress: pressmeddelandenekonomi@dn.se.

2. Gör noggranna anteckningar

Om du bearbetar press och får bra kontakt med en journalist som du skickar meddelanden till, se till att spara hans eller hennes adress och var noga med att regelbundet se över samtliga adresserna i ditt register. Anteckna vad ni har pratat om och vad ni kommit fram till. Gör personliga anteckningar för internbruk. Anteckningarna behöver inte vara jättelånga. Exempel på tillräckliga anteckningar: ”intresserad av ämnet” eller ”inte intresserad av framtida kontakt”.

3. Håll registret aktuellt

Många journalister arbetar på frilanskontrakt och byter arbetsgivare. Det är inte ovanligt att företag, organisationer och föreningar har flera adresser till en och samma person. Tänk på att om du vill följa upp ett utskick med ett telefonsamtal, så är det bra att ha koll på var den journalisten har sitt nuvarande arbete. Annars kan du framstå som slarvig och oengagerad.

4. Kontakta rätt person från första början

Om du vill nå ut brett, exempelvis genom nyhetsbyråer, morgontidningar, radio och tv kan det vara bra att ringa först och kolla vem som är redaktionssekreterare. Du kan på så sätt skriva både till den gemensamma adressen samt till den som är ansvarig för att gå igenom dagens skörd av pressmeddelanden.

5. Dela upp ditt pressregister i olika utskickslistor

Dela gärna upp ditt register i olika utskickslistor. Ha ett huvudregister som du sedan nischar in till flera mindre mer specifika.

Uppskattar du Fem tips för att skapa ett pressregister?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du den här guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. .

Tre vanliga fel många gör

Det är roligt att skriva ett pressmeddelande, men oavsett hur bra utformat det än är så finns det några fallgropar att se upp för. Det finns flera fel du kan göra när du försöker nå ut med ditt budskap. Här är tre vanliga fel många gör.

Jag driver sidan ”Vad händer i Västerås?”, som rapporterar om stadens nöjes- och kulturliv. Vi har som policy att försöka belysa alla delar av Västerås kulturliv och är alltid ute efter både små och stora nyheter. Dagligen tar vår lilla redaktion emot mellan 5-10 pressmeddelanden. Vissa kommer aldrig att öppnas. Efter att ha gått igenom de jag personligen undviker har mönster blivit tydliga. Det här är de tre generalfel som skadar din chans att synas: svårtillgänglighet, informationsöverflöd eller brist på information.

1. Ditt pressmeddelande är svårtillgängligt

Allt mer av vår kommunikation sker idag via mobila enheter. Eftersom att många mottagare kollar av e-posten i mobiltelefonen är det viktigt att ditt budskap är lättillgängligt. Tunga filer (t ex pdf med inbakade högupplösta bilder) tar för lång tid att hämta och kommer inte nå fram. De flesta av de mobila e-postklienterna har som standard att inte hämta hem bifogade filer förrän mottagaren aktivt bekräftar nedladdningen. Det är okej att bifoga en pdf-fil med ett mer utskriftsvänligt format – men se till att texten ligger direkt i mailet.

2. Ditt pressmeddelande berättar tio saker samtidigt

Personer som inte är vana vid att skriva vill gärna berätta mycket i ett och samma pressmeddelande. De kan tycka att det är svårt att stryka i innehållet. Resultatet blir ofta långrandigt och spretigt. Mottagare av pressmeddelanden ögnar snabbt igenom informationen innan de bestämmer om det är värt att läsa vidare. Därför är det viktigt att du, som avsändare, tydligt berättar vad det är att du vill att mottagaren ska veta. Håll dig till en nyhet i taget.

Om det är fler saker du vill nå ut med – skriv istället flera pressmeddelanden, men skicka dem inte samtidigt! Det är irriterande och svårt för mottagaren att bedöma nyhetsvärdet om det kommer tio e-post med tio olika rubriker från samma avsändare. Alla meddelanden löper då stor risk att ignoreras. Spam är inte önskvärt, oavsett om avsändaren är en robot eller en person. Lär dig hur du bearbetar press här.

3. Ditt pressmeddelande förutsätter att mottagaren är insatt

Journalister har sällan gott om tid för research. Intressanta saker kan missas på grund av för lite information. Förutsätt inte att mottagaren redan har en god förförståelse av det du delar med dig av. Skriv rakt på sak, var tydlig och informativ. Det kräver mycket av ett pressmeddelande för att en journalist ska känna att hens yrkesintegritet måste ifrågasättas. Se guiden ”Hur man skriver ett pressmeddelande” om du behöver lära dig hur du går tillväga.

Uppskattar du Tre vanliga fel många gör?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du sidan får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post.

Tre korta tips för relevanta citat

Citat av personer inom din organisation skapar ett liv och äkthet i ditt pressmeddelande. Din information blir tydligare genom ett förklarande citat. Är det dessutom en känd person som uttalar sig ger det en tyngd till budskapet. Här är tre korta tips för hur du hittar relevanta citat till ditt pressmeddelande.

1. Byt ut ett stycke mot ett citat

Börja skriva din brödtext. När du har skrivit några stycken, välj ett som du vill ska fastna hos läsaren lite extra. Gör sedan om det till ett citat.

2. Håll citaten relevanta för budskapet

Citat som inte förhåller sig till resten av ditt pressmeddelande är förvirrande och onödiga. Citat ska, likt resten av din text, vara relevant för läsaren.

3. Ge tydliga riktlinjer till personen som ska uttala sig

Ibland skriver du för personer som vill att du ska skriva deras citat, men ibland vill de ge egna citat. Det är då bra att ge dem tydliga riktlinjer om vad du söker för sorts citat. Var tydlig med vad du vill att de ska uttala sig om, så att det följer grundtanken kring resten av ditt pressmeddelande. En metod för att göra detta är att skicka ett utkast på pressmeddelandet, där de ser var deras citat kommer att placeras. Istället för ett skisscitat, skriv tydligt vad du vill att de ska uttala sig om. Ge personen pressmeddelandet och be dem studsa ett citat. Voilà!

Uppskattade du Tre korta tips för relevanta citat?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig på anton@skrivapressmeddelande.se.

Tre steg för effektiv pressbearbetning

Tidningar, radio och tv har till uppdrag att rapportera nyheter och vill ha information. Har du en nyhet om ditt företag, en händelse eller din förenings aktivitet så läs vidare om hur du lättare gör för att nå ut. Här följer en tre-stegs-raket för pressbearbetning.

1. Lyft luren och ring journalisten

Börja med att personligen söka journalisten. Presentera dig och förklara varför du ringer; summera vad det är du vill förmedla. Tänk på att personen du ringer kanske inte har tid att prata med dig – fråga därför alltid om det passar att prata just nu. Blir svaret nej, fråga när du kan ringa upp. Förhåll dig formell men personlig. När det är dags att avsluta samtalet, fråga till vilken adress du kan skicka pressmeddelandet.

2. Skicka pressmeddelandet tillsammans med en kort återkoppling

När du har fått en personlig kontakt och ett ”godkännande” att skicka pressmeddelandet är det dags att skicka ditt material. Skriv gärna något kort som återkopplar till ert samtal, men ta inte fokus från innehållet i pressmeddelandet.

3. Gör deras arbete så enkelt som möjligt

När det börjar bli dags för ditt evenemang/händelse/annat att ske eller hända kan du återkoppla till de journalister som du byggt relationer med. Ställ frågor: har de fått pressmeddelandet? Behöver de mer material? Vill de att du ordnar en intervju med någon? Har de några andra frågor du kan svara på? Se till att göra deras arbete så enkelt som möjligt för att öka potentialen att få just din nyhet publicerad. Pressbearbetning är ett samarbete där journalisten får hjälp med att producera en bra artikel och du får medial exponering.
Men var lyhörd. Att bränna framtida broar genom att vara irriterande tjatig, ihärdig eller på annat sätt jobbig gynnar dig inte. Respektera journalistens tid och lyssna av vad de ger för respons. Att påminna och återkoppla är okej, men att tjata hål i huvudet på någon leder ofta till att du blir ignorerad.

Uppskattade du Tre steg för effektiv pressbearbetning?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig på anton@skrivapressmeddelande.se.

Hur man skriver ett pressmeddelande

Det finns en del att tänka på när man skriver och distribuerar ett pressmeddelande. Här följer tips på tio viktiga punkter som är bra att följa, både för dig som är ovan och för dig som behöver en repetition.

1. Hitta nyheten

Journalister vill dela med sig av information som är intressant. Det ingår i deras uppdrag. Så fundera en stund över det du vill dela med dig och på vilket sätt det kan intressera andra. Vad är det som är viktigt? Tänk på vem du skriver för; lokalsamhället eller en specifik yrkesgrupp? Sträva efter att se på ditt budskap utifrån andras ögon och gör det tillgängligt för läsaren. Försök formulera ditt budskap på ett enkelt och kortfattat sätt.

2. Besvara journalistikens grundfrågor

I grundkurser inom journalism får man oftast lära sig att journalistikens jobb är att besvara grundfrågorna: vad, var, när, vem och hur. Om möjligt gärna även ”varför?”. Kan du göra detta i din text kommer du ha gjort journalistens researcharbete lättare. Ha detta i åtanke när du skriver din text, men låt det inte blockera dig. Skriv ditt meddelande och gå tillbaka i texten när du är klar.

3. Skriv som en journalist – summera och informera

Eftersom att du vill nå ut till journalister är det viktigt att du anpassar ditt budskap till mottagaren. Bläddra i din lokaltidning: hur ser en journalistisk artikel ut? Här finns en mall att följa. Undvik onödiga superlativ, överdrifter och förkortningar. Ditt pressmeddelande bör vara välformulerat, informativt och direkt förmedla din nyhetsvinkel.
Om det här verkar klurigt kan du läsa min guide för vad ett pressmeddelande ska innehålla.

4. Se till att din rubrik är tydlig och skapar intryck

Det första som din mottagare kommer att läsa är rubriken. Skriv därför en rubrik som direkt förklarar vad pressmeddelandet innehåller. Även här kan det vara bra att se över rubrikerna i exempelvis Dagens Nyheter. Var tydlig med att själva kärnan av din nyhet framgår tydligt. Att påstå saker i rubriken kan vara effektivt och bra, men tänk på att inte formulera någon slags slogan, reklamspråk eller uppenbar överdrift i rubriken. Nämn i rubriken att det är ett pressmeddelande, exempel: ”Pressmeddelande: Informativ och talande rubrik”. Försök fånga läsarens intresse genom att effektivt förmedla nyhetsvärdet.

5. Anpassa ditt budskap efter mottagaren

Pressmeddelanden skickas till journalister, människor som du och jag. Vi har alla olika kompetenser och kunskapsområden. Kontaktar du facktidningar där journalisten kan förutsättas ha en förförståelse för ämnesområdet är det okej att använda fackspråk. Vänder du dig till lokala nyhetskanaler, som har en mer generell nyhetsrapportering är det bra att anpassa budskapet efter en lekman. Tänk hela tiden på mottagarens målgrupp. Vad är de intresserade av? Kan du förmedla att din nyhet är intressant för deras målgrupp har du mycket större chans att få ta del av deras mediautrymme.

6. Följ etablerad standard för vad ett pressmeddelande ska innehålla

För att ge ett professionellt intryck är det bra att följa en standard av pressmeddelandets utformning. Det gör det enklare både för avsändaren och mottagaren. Ditt pressmeddelande bör innehålla:

  • Tydlig avsändare (logotyp, adress, hemsida etc)
  • Datum då det skickades
  • Kontaktinformation till pressansvarig
  • Rubrik
  • Ingress
  • Brödtext
  • Pratcitat
  • Information om var pressmaterial, t ex pressbilder, hittas (sträva efter att aldrig bifoga högupplösta bilder med pressmeddelandet – använd webbformat och länka till de högupplösta)
  • En faktaruta

Den grafiska formen kan skilja sig åt, men du bör aldrig skicka pressmeddelanden som är längre än ett a4. Vill du veta mer om vad varje punkt innebär så rekommenderar finns guiden ”Vad ett pressmeddelande ska innehålla”.

7. Skapa pratcitat som är lätta att använda

– Det bästa med föreställningen är hönsdiscot som låter alla barn vara med och dansa efteråt. Det är omöjligt att inte vilja gå på hönsdisco efter att ha sett alla höns sprätta loss, säger Anton K. Andersson. (källa)

Citat av relevanta nyckelpersoner tillför en mänsklig faktor till din nyhet och visar upp personerna på ett okonstlat sätt. I bästa fall används citatet rakt av i nyhetsrapporteringen. Se till att de citat du använder dig av går att klippa ur texten och använda fristående. Låt även citaten tillföra något, de ska inte upprepa information som redan sagts. Här hittar du tre korta tips för relevanta citat.

8. Skicka pressmeddelandet tidig morgon

Du vill att ditt pressmeddelande ska vara det första journalisterna ser när de öppnar sin inbox. Det är därför bra att distribuera ditt pressmeddelande tidig morgon. Skicka inte ditt pressmeddelande det sista du gör på fredagen innan du tar helg. Om ditt pressmeddelande inte är bundet till ett releasedatum eller liknande kan det vara smart att försöka nå ut med det under sommarmånaderna, då det råder nyhetstorka.

9. Skriv pressmeddelandet rakt i mailet

Allt fler använder mobila enheter för att läsa sin e-post. Att då ha ditt pressmeddelande som en bifogad fil innebär att det är många som inte kommer att öppna filen. Skriv därför pressmeddelandet rakt i mailet. Ingen kommer att sakna en utebliven pdf. Om du verkligen vill bifoga en pdf med pressmeddelandet, se till att den har liten filstorlek och är utskriftsvänlig.

10. Bifoga inga tunga filer

Punkt tio är nära förknippad med punkt nio. Mobiltelefoner uppskattar inte att du bifogar högupplösta bilder. Inte heller gör journalister som får många pressmeddelanden det – ditt pressmeddelandes filstorlek tar upp plats i inboxen. Länka istället till pressmaterial i ditt pressmeddelande och se till att ha ett bra pressrum på din sida.

Uppskattade du Hur man skriver ett pressmeddelande?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig på anton@skrivapressmeddelande.se.