Vad ett pressmeddelande ska innehålla

Ett pressmeddelandes grundstruktur är densamma, även om budskapet varierar. Ett pressmeddelande ska ha en tydlig avsändare, datum, kontaktinformation, rubrik, ingress, brödtext, citat och information om pressmaterial. Det här är guiden för vad ett pressmeddelande ska innehålla. Är du intresserad av att lära dig mer om hur man skriver ett pressmeddelande, hittar du den guiden här.

Tydlig avsändare och kontaktinformation

För att mottagaren enkelt ska få en överblick av vem det är som kontaktar henom är det viktigt att ha med en tydlig avsändare. Om du representerar ett företag bör du ha med logotyp (helst i färg), webbadress, adress, kontaktinformation (telefonnummer och e-postadress) och namn på presskontakten. Det går även att ha med generell kontaktinformation, men var tydlig med att lyfta fram vem som är presskontakt.

Datum

För att journalister ska veta att ditt pressmeddelande är aktuellt, se till att datum alltid är med. Placera det under loggan.

En rubrik som lockar till vidare läsning

Ditt pressmeddelande ska vara utformat likt en journalistisk text. Din rubrik bör vara utformad så att den framstår som pågående. Exempel på pågående rubrik: Droganvändning bland unga ökar. Rubrik i dåtid: Droganvändning bland unga har ökat. Båda dessa rubriker går att sätta på en undersökning av ungdomars droganvändning. Om du har svårt att få grepp om konceptet, bläddra igenom din närmaste papperstidning och studera rubrikerna. Försök sedan att formulera dig på ett liknande sätt.

Tänk på att din rubrik ska vara slagkraftig och informativ. Den ska lyckas förmedla innehållet och locka till vidare läsning. Undvik slogans, konstiga metaforer och saker som känns tillgjorda. Ett bra knep för att få till en hitta en rubrik är att arbeta med en skissrubrik. När du skrivit klart ändrar du rubrik utifrån pressmeddelandets slutgiltiga brödtext.

En ingress som summerar hela brödtexten

Ingressen är det första du läser i en journalistisk text och summerar resten av artikeln. I ingressen avslöjas allting – poängen är att du snabbt ska få en inblick i textens innehåll och fortsätta läsa. Det som du tycker är viktigast att journalisten vet måste rymmas i ingressen. Vill du göra det lätt för dig skriver du ingressen utifrån brödtexten, istället för att skriva den först.

Genomtänkt brödtext som presenterar det viktigaste i rätt ordning

Brödtexten är själva artikelns innehåll. Här ska du lyckas förmedla vad det är du vill ha sagt. Tänk på att presentera det viktigaste tidigast i texten. I journalistiska texter stryker man som regel bakifrån. Vad är det viktigaste du vill nå fram med? Se till att det hamnar i din första paragraf.

Fristående och talande citat av nyckelpersoner

Citat är ett jättebra sätt att lyfta in nyckelpersoner på ett naturligt sätt. De kopplar även en person till din nyhet/produkt. Om du formulerar dina citat så att de går att läsa fristående från resten av din brödtext (dvs om journalisten skriver om din brödtext men vill ha ett citat), kan det hamna direkt i nyhetsrapporteringen. Här hittar du en guide för relevanta citat.

Faktaruta

Glöm inte att inkludera en faktaruta. Förslag på innehåll i din faktaruta kan vara siffror, statistik och lanseringsdatum.

Tydlig information om var pressbilder och annat material kan hittas

Som journalist är det väldigt frustrerande när pressmaterial hanteras slarvigt. Det här är därför bra att tänka på:

  • Se till att ge en tydlig länk i ditt meddelande, till exempel www.minhemsida.se/press, till ett ordentligt skött pressrum. Det händer att ovana personer bara refererar till en generell webbadress i stil med www.minhemsida.se.
  • Bifoga inte högupplösta pressbilder, som leder till en överfull inbox. Bifoga istället lågupplösta bilder och länka till ditt pressrum.
  • Innan du skickar ser du till att alla bilder, videos eller annat journalisten kan behöva fungerar på din sida.
  • Tänk även på att kreditering* till fotografer eller andra personer som måste nämnas är lätta att hitta.
  • I ett digitalt pressrum behövs presskontakt, fakta om bilden, fotografers namn, tydlig information och om mottageren får använda material utan att ta ytterligare kontakt.

Uppskattade du Vad ett pressmeddelande ska innehålla?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig på anton@skrivapressmeddelande.se.

Hur man skriver ett pressmeddelande

Det finns en del att tänka på när man skriver och distribuerar ett pressmeddelande. Här följer tips på tio viktiga punkter som är bra att följa, både för dig som är ovan och för dig som behöver en repetition.

1. Hitta nyheten

Journalister vill dela med sig av information som är intressant. Det ingår i deras uppdrag. Så fundera en stund över det du vill dela med dig och på vilket sätt det kan intressera andra. Vad är det som är viktigt? Tänk på vem du skriver för; lokalsamhället eller en specifik yrkesgrupp? Sträva efter att se på ditt budskap utifrån andras ögon och gör det tillgängligt för läsaren. Försök formulera ditt budskap på ett enkelt och kortfattat sätt.

2. Besvara journalistikens grundfrågor

I grundkurser inom journalism får man oftast lära sig att journalistikens jobb är att besvara grundfrågorna: vad, var, när, vem och hur. Om möjligt gärna även ”varför?”. Kan du göra detta i din text kommer du ha gjort journalistens researcharbete lättare. Ha detta i åtanke när du skriver din text, men låt det inte blockera dig. Skriv ditt meddelande och gå tillbaka i texten när du är klar.

3. Skriv som en journalist – summera och informera

Eftersom att du vill nå ut till journalister är det viktigt att du anpassar ditt budskap till mottagaren. Bläddra i din lokaltidning: hur ser en journalistisk artikel ut? Här finns en mall att följa. Undvik onödiga superlativ, överdrifter och förkortningar. Ditt pressmeddelande bör vara välformulerat, informativt och direkt förmedla din nyhetsvinkel.
Om det här verkar klurigt kan du läsa min guide för vad ett pressmeddelande ska innehålla.

4. Se till att din rubrik är tydlig och skapar intryck

Det första som din mottagare kommer att läsa är rubriken. Skriv därför en rubrik som direkt förklarar vad pressmeddelandet innehåller. Även här kan det vara bra att se över rubrikerna i exempelvis Dagens Nyheter. Var tydlig med att själva kärnan av din nyhet framgår tydligt. Att påstå saker i rubriken kan vara effektivt och bra, men tänk på att inte formulera någon slags slogan, reklamspråk eller uppenbar överdrift i rubriken. Nämn i rubriken att det är ett pressmeddelande, exempel: ”Pressmeddelande: Informativ och talande rubrik”. Försök fånga läsarens intresse genom att effektivt förmedla nyhetsvärdet.

5. Anpassa ditt budskap efter mottagaren

Pressmeddelanden skickas till journalister, människor som du och jag. Vi har alla olika kompetenser och kunskapsområden. Kontaktar du facktidningar där journalisten kan förutsättas ha en förförståelse för ämnesområdet är det okej att använda fackspråk. Vänder du dig till lokala nyhetskanaler, som har en mer generell nyhetsrapportering är det bra att anpassa budskapet efter en lekman. Tänk hela tiden på mottagarens målgrupp. Vad är de intresserade av? Kan du förmedla att din nyhet är intressant för deras målgrupp har du mycket större chans att få ta del av deras mediautrymme.

6. Följ etablerad standard för vad ett pressmeddelande ska innehålla

För att ge ett professionellt intryck är det bra att följa en standard av pressmeddelandets utformning. Det gör det enklare både för avsändaren och mottagaren. Ditt pressmeddelande bör innehålla:

  • Tydlig avsändare (logotyp, adress, hemsida etc)
  • Datum då det skickades
  • Kontaktinformation till pressansvarig
  • Rubrik
  • Ingress
  • Brödtext
  • Pratcitat
  • Information om var pressmaterial, t ex pressbilder, hittas (sträva efter att aldrig bifoga högupplösta bilder med pressmeddelandet – använd webbformat och länka till de högupplösta)
  • En faktaruta

Den grafiska formen kan skilja sig åt, men du bör aldrig skicka pressmeddelanden som är längre än ett a4. Vill du veta mer om vad varje punkt innebär så rekommenderar finns guiden ”Vad ett pressmeddelande ska innehålla”.

7. Skapa pratcitat som är lätta att använda

– Det bästa med föreställningen är hönsdiscot som låter alla barn vara med och dansa efteråt. Det är omöjligt att inte vilja gå på hönsdisco efter att ha sett alla höns sprätta loss, säger Anton K. Andersson. (källa)

Citat av relevanta nyckelpersoner tillför en mänsklig faktor till din nyhet och visar upp personerna på ett okonstlat sätt. I bästa fall används citatet rakt av i nyhetsrapporteringen. Se till att de citat du använder dig av går att klippa ur texten och använda fristående. Låt även citaten tillföra något, de ska inte upprepa information som redan sagts. Här hittar du tre korta tips för relevanta citat.

8. Skicka pressmeddelandet tidig morgon

Du vill att ditt pressmeddelande ska vara det första journalisterna ser när de öppnar sin inbox. Det är därför bra att distribuera ditt pressmeddelande tidig morgon. Skicka inte ditt pressmeddelande det sista du gör på fredagen innan du tar helg. Om ditt pressmeddelande inte är bundet till ett releasedatum eller liknande kan det vara smart att försöka nå ut med det under sommarmånaderna, då det råder nyhetstorka.

9. Skriv pressmeddelandet rakt i mailet

Allt fler använder mobila enheter för att läsa sin e-post. Att då ha ditt pressmeddelande som en bifogad fil innebär att det är många som inte kommer att öppna filen. Skriv därför pressmeddelandet rakt i mailet. Ingen kommer att sakna en utebliven pdf. Om du verkligen vill bifoga en pdf med pressmeddelandet, se till att den har liten filstorlek och är utskriftsvänlig.

10. Bifoga inga tunga filer

Punkt tio är nära förknippad med punkt nio. Mobiltelefoner uppskattar inte att du bifogar högupplösta bilder. Inte heller gör journalister som får många pressmeddelanden det – ditt pressmeddelandes filstorlek tar upp plats i inboxen. Länka istället till pressmaterial i ditt pressmeddelande och se till att ha ett bra pressrum på din sida.

Uppskattade du Hur man skriver ett pressmeddelande?

Vi som står bakom skrivapressmeddelande.se gör det gratis eftersom vi tycker att det är roligt. Vi önskade själva att det fanns en guide när vi började arbeta med press, så därför skapar vi den nu. Uppskattar du guiden får du gärna dela den på Twitter, Facebook eller via e-post. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig på anton@skrivapressmeddelande.se.